🎯 Missão do Cargo
O Assistente Administrativo garante o bom funcionamento do escritório e da operação administrativa da empresa, sendo o elo entre as necessidades do dia a dia e a execução eficiente. Atender colaboradores e clientes com agilidade e manter os processos internos organizados — liberando a liderança e os times para focar no que gera valor estratégico.
📋 Responsabilidades e Entregáveis
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Atendimento a clientes e colaboradores
Receber, direcionar e resolver demandas do escritório com agilidade.
100% das solicitações registradas no Ploomes e respondidas ou direcionadas em até 4 horas.
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Acompanhamento de fornecedores
Monitorar contratos, prazos de entrega e qualidade dos serviços prestados.
Cronograma de fornecedores atualizado mensalmente; desvios comunicados ao gestor antes do vencimento.
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Organização de processos internos
Arquivar documentos, manter registros organizados e apoiar auditorias.
Documentos localizáveis em até 5 minutos; arquivamento sem pendências ao final de cada semana.
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Apoio à liderança e às áreas
Suportar demandas administrativas de diferentes times conforme necessidade.
Demandas atendidas dentro do prazo combinado, com comunicação proativa em caso de impossibilidade.
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Uso Estratégico de IA (ChatGPT, Gemini, Claude)
Redigir e-mails, priorizar demandas e comparar propostas de fornecedores com IA.
IA usada: rascunhos de e-mails e comunicados a partir de briefing, organização de demandas por urgência e tabela comparativa de fornecedores.
🔧 Conhecimento Técnico
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Sistema Ploomes (Registro de Atendimento)
Registra e acompanha interações internas e solicitações de atendimento, mantendo o histórico atualizado e sem backlog.
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ERP Sankhya (Compras e Pagamentos)
Registra e consulta processos de compra — cotações, pedidos, aprovações e pagamentos.
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Excel e Planilhas de Controle
Monitora estoque, cronograma de fornecedores e vencimentos de contratos com organização e precisão.
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Word e Google Docs (Documentos Profissionais)
Elabora contratos simples, atas de reunião e comunicados internos com formatação profissional.
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IA Generativa (Produtividade Administrativa)
Usa IA para redigir comunicações, analisar propostas e organizar demandas, ganhando velocidade sem perder qualidade.
💡 Comportamentos na Prática